Leitung (m/w/d) Project Management Office (PMO) im DToCS Projekt - #2772410

Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab.

Wissenschaftlicher Geschäftsbereich

Helmholtz-Zentrum Hereon

Die Wissenschaftliche Geschäftsführung ist für das Wissenschaftsmanagement sowie die Kommunikation nach innen und außen verantwortlich. Die Fachbereiche Forschungskoordination sowie Programmplanung und controlling und die Stabsabteilungen Innovation und Transfer sowie Kommunikation und Medien leisten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Zentrums.

Leitung (m/w/d) Project Management Office (PMO) im DToCS Projekt

Referenzcode: 1062 - 2026/GW 2

Arbeitsort: Geesthacht

Bewerbungsfrist: 04.11.2026

Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben

DToCS - Digital Twin of Complex Systems

eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit (m/w/d) für die Leitung des

Project Management Office (PMO) . DToCS schafft eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänenübergreifend entwickelt, betrieben und skaliert werden können. Dafür verbindet das Projekt Forschung, digitale Infrastrukturen, Künstliche Intelligenz, wissenschaftliche Governance und institutionelle Strategie. Die Leitung des PMO übernimmt eine zentrale Rolle bei der operativen und konzeptionellen Steuerung des Vorhabens und unterstützt die Projektleitung bei der erfolgreichen Umsetzung, Evaluation und langfristigen Verstetigung.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche.

Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden.

Aufgaben

eigenverantwortliche operative Steuerung des PMO als zentrale Koordinations- und Steuerungseinheit des DToCS-Projekts

Konzeption, Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung von PMO-Strukturen, Standards, Prozessen, Vorlagen und Qualitätssicherungsmechanismen

Koordination von Projektplanung, Finanz- und Ressourcensteuerung, administrativen Prozessen sowie Abstimmungen mit relevanten internen Einheiten

Entwicklung und Umsetzung eines projektweiten Reporting- und Controlling-Systems einschließlich Statusberichten, Fortschrittsdarstellungen, Managementinformationen und evaluierungsrelevanten Nachweisen

Monitoring von Meilensteinen, Deliverables, Key Performance lndicators und Kapazitätsaufbau-Aktivitäten über alle Work Packages hinweg

Vorbereitung entscheidungsreifer Vorlagen für Projektleitung, Steering Board, Review-Termine und strategische Entscheidungspunkte, insbesondere mit Blick auf die Zwischenevaluation Mitte 2029

Steuerung von Sitzungs-, Entscheidungs- und Nachverfolgungsprozessen einschließlich Agenda-Planung, Ergebnisdokumentation, Aufgabenverfolgung und Eskalationslogik

Weiterentwicklung und Pflege des Risikomanagements einschließlich Identifikation, Bewertung, Priorisierung und Nachverfolgung von Risiken sowie Mitigationsmaßnahmen

Koordination von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen

Sicherstellung konsistenter Informationsflüsse und belastbarer Schnittstellen zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Akteuren

Profil

abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für DToCS relevanten Fachgebiet, z. B. Natur-, Ingenieur-, Daten-, Umwelt-, Material-, Informations- oder verwandte Wissenschaften

Promotion ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich

mehrjährige, belastbare Erfahrung im eigenverantwortlichen Projektmanagement wissenschaftlicher Projekte, idealerweise in komplexen, mehrjährigen Forschungs-, Infrastruktur- oder Verbundvorhaben mit mehreren Partnern, Arbeitspaketen oder Gremienstrukturen

sehr gute Kenntnisse in konzeptioneller Projektsteuerung, Finanzcontrolling, Berichtswesen, Meilenstein- und KPI‑Management, Risikomanagement, Qualitätssicherung und Evaluation

Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Steuerungs-, Reporting- und Governance-Prozessen in einem wissenschaftlich und organisatorisch komplexen Umfeld

Vorkenntnisse zu Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, datengetriebenen Forschungsinfrastrukturen oder verwandten digitalen Wissenschaftsthemen sind wünschenswert

gutes Verständnis wissenschaftlicher Governance-Strukturen, interdisziplinärer Forschung, institutioneller Entscheidungsprozesse und strategischer Forschungsförderung

ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte entscheidungsorientiert aufzubereiten und zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Anforderungen zu vermitteln

sehr hohe Organisations-, Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit, auch in anspruchsvollen Stakeholder-Umfeldern und unter engen Fristen

sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen, Dokumentationspflichten, Compliance-Anforderungen und qualitätsgesicherten Prozessen

sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer strategisch bedeutsamen Forschungsinitiative an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungsinfrastrukturen und institutioneller Entwicklung

die Möglichkeit, zentrale Governance-, Reporting- und Steuerungsstrukturen für eine langfristig angelegte digitale Forschungsplattform mitzugestalten

ein interdisziplinäres und wissenschaftlich anspruchsvolles Umfeld mit engen Schnittstellen zu Materialien, Küstensystemen, Datenwissenschaften, KI und Forschungsinfrastrukturen

Zusammenarbeit mit Projektleitung, Steering Board, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnerstrukturen

Gestaltungsspielraum beim Aufbau professioneller PMO-Prozesse und bei der Vorbereitung der Zwischenevaluation sowie möglicher langfristiger Verstetigung der Plattform

Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 15 nach TV EntgO Bund

6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr

sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit

gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge

individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung

hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung

familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte

Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)

Corporate Benefits

ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.