Customer Service Specialist Germany (m/w/d) - #2238569

Job Description

Wir suchen ab sofort und in Vollzeit einen engagierten und motivierten Customer Service Specialist Germany (m/w/d) für unser Logistik -Team!

Dein Aufgabenbereich

Kundenservice und Auftragsmanagement:

• Termingerechte Bearbeitung von Bestellungen deutscher Großhändler, Klinikapotheken und klinikversorgender Apotheken
• Zeitnahe und präzise Abwicklung von Kundenretouren der ORION Pharma GmbH
• Verantwortung für die Pflege der Kundenstammdaten in SAP S/4 HANA
• Verantwortung für die Pflege der generellen und kundenspezifischen Produktpreise in SAP S/4 HANA
• Erste Ansprechperson für alle Belange rund um die Auftragsabwicklung und Betreuung aller Kunden in Deutschland
• Verlässliche und serviceorientierte Bearbeitung telefonischer Kundenanfragen
• Verantwortung für die jährliche Überprüfung der Bezugsberechtigungen unserer Kunden
• Organisation und Durchführung von Erstbevorratungen neuer Produkte in Abstimmung mit dem pharmazeutischen Großhandel
  
  

Reporting & Administration

• Verantwortung für die vollständige Dokumentation von Retouren zu statistischen Zwecken
• Überprüfung und Sicherstellung der vollständigen Bearbeitung aller platzierten Bestellungen im Bereich „Order to Invoice“
• Kontrolle und Dokumentation der Logistikkosten (Sales Channel Costs) für Deutschland
• Termingerechte Meldung an den Dienstleister für Verpackungslizensierungen
  
  

Lagerbestandskorrekturen

• Buchung und Dokumentation von Bruchmeldungen durch den deutschen Logistikdienstleister
• Erfassung und Bearbeitung von Bestandsdifferenzen
• Prüfung und Buchung von Wareneingängen
  
  

Dein Profil

Fachliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie erste relevante Berufserfahrung (1–2 Jahre)
• Idealerweise Erfahrung in GDP-relevanten Logistikprozessen
• Sicherer Umgang mit Warenwirtschaftssystemen, vorzugsweise SAP S/4 HANA
• Sehr gute MS-Excel-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  
  

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein sicheres Gespür für Kundenbedürfnisse
• Hohe Lernbereitschaft und Motivation zur persönlichen Weiterentwicklung
• Zuverlässige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative – du erkennst, wo etwas zu tun ist
• Teamgeist sowie ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten
• Genauigkeit, Organisationstalent und ein guter Blick für Details
  
  

Freue dich auf…?

• 13. Gehalt inkl. Urlaubsgeld/Prämie
• 30 Tage Urlaub
• Individuelles Talentmanagement
• Aktives Gesundheitsmanagement (EAP-System, Obst, Grippeschutzimpfung…)
• Direktversicherung
• 24 h Unfallversicherung
• Individuelles Einarbeitungsprogramm
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• …
  
  

Nicht vergessen: Wir benötigen Deine aussagekräftigen Unterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Wir freuen uns auf alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Identität, Weltanschauung oder Religion.

Bitte bewirb Dich über das Bewerberportal MyOrion. Bewerbungen per Mail können wir leider nicht berücksichtigen. Vielen Dank!

We are currently looking for a dedicated and motivated Customer Service Specialist Germany (m/w/d) to join our logistics team on a full-time basis!

Your Responsibilities

Customer Service & Order Management

• Timely processing of orders from German wholesalers, hospital pharmacies, and pharmacies supplying hospitals
• Prompt and accurate handling of customer returns for ORION Pharma GmbH
• Responsibility for maintaining customer master data in SAP S/4 HANA
• Responsibility for maintaining general and customer-specific product pricing in SAP S/4 HANA
• First point of contact for all matters related to order processing and support for pharmaceutical wholesalers
• Reliable and service-oriented handling of customer inquiries by phone
• Responsibility for the annual review of customer eligibility to purchase
• Organization and coordination of initial product stocking in alignment with pharmaceutical wholesalers
  
  

Reporting and Administration

• Responsibility for the complete documentation of returns for statistical purposes
• Review and ensure that all placed orders are fully processed within the "Order to Invoice" scope
• Monitoring and documentation of sales channel costs for Germany
• Timely reporting to the service provider for packaging licensing
  
  

Inventory Adjustments

• Booking and documentation of damage reports submitted by the German logistics service provider
• Recording and handling of inventory discrepancies
• Reviewing and booking of goods receipts
  
  

Your Profile

Professional Qualifications

• Completed commercial training and initial relevant professional experience (1–2 years)
• Ideally, experience in GDP-compliant logistics processes
• Confident handling of ERP systems, preferably SAP S/4 HANA
• Excellent MS Excel skills
• Fluent in German and English, both written and spoken
  
  

Personal Competencies

• Strong customer service orientation and a good sense for customer needs
• High willingness to learn and motivation for personal development
• Reliable, independent, and structured working style
• High level of performance orientation and initiative – you proactively recognize what needs to be done
• Team player with excellent communication and problem-solving skills
• Accuracy, strong organizational skills, and attention to details
  
  

What YOU Can Look Forward To…?

• 13th salary, including holiday bonus/premium
• 30 days of annual vacation
• Individual talent development
• Active health management (EAP system, fruit, flu vaccination, etc.)
• Company pension plan (direct insurance)
• 24/7 accident insurance
• Personalized onboarding program
• Subsidy for the public transport pass
• ….
  
  

Don’t forget: We kindly ask you to submit your complete application documents, including a motivation letter, CV, and relevant certificates.

We welcome all applications regardless of ethnic origin, age, gender, disability, sexual identity, beliefs, or religion.

Please apply via the MyOrion applicant portal. Unfortunately, we cannot consider applications sent by email. Thank you!