Office Manager:in Hamburg (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche) - #2214671

TieTalent

Date: vor 4 Stunden

Stadt: Hamburg

Vertragstyp: Ganztags

Arbeitsplan: Volle Tag

About

insglück steht seit 2001 für ausgezeichnete Kreation und exzellente Umsetzung von Live Communication und Brand Experience Projekten. Live, Digital und im Raum. Mit hoher Inszenierungskompetenz schaffen wir täglich Glücksmomente, um Marken und Menschen nachhaltig zu verbinden. In unseren Büros in Berlin, Hamburg, Köln und Zürich bündeln wir das fachliche und kreative Know-how von über 60 Mitarbeiter:innen – die mit viel Herzblut Events, Ausstellungen, Markenwelten, Kampagnen, Messen u.v.m. gestalten und realisieren.

In unserem Team arbeiten Expert:innen aus Konzeption, Consulting, 2D und 3D Design, Architektur, Projektmanagement und Media Production interdisziplinär am Erfolg unserer Kunden. Neben fachlicher Expertise suchen wir vor allem nach Charakteren, die den Spirit von insglück mittragen, kreativ denken und unternehmerisch handeln.

Als Deutschlands kreativste Eventagentur haben nicht nur die Besten der Branche, wir haben auch die Nettesten!

Für uns bei insglück ist Diversität kein Projekt, sondern eine Grundhaltung, die wir mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt bekräftigen. Wir freuen uns über alle Bewerbungen, die genauso vielfältig sind wie wir – ganz unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderungen. Denn Vielfalt verbindet. #unityindiversity

Du bist die Ruhe, auch im Sturm. Als Office Manager:in (m/w/d) bei insglück wirst du Teil unseres Teams am Standort Hamburg. Du sorgst für einen perfekten ersten Eindruck unserer Agentur, koordinierst Termine, buchst Hotels und Reisen und organisierst Bestellungen. Nicht zuletzt kümmerst du dich als Dreh- und Angelpunkt des Hamburger Büros um das Wohlergehen unserer rund 15 Teammitglieder.

Deine Aufgaben

Als zentrale:r Ansprechpartner:in für Anrufe, Post, E-Mail-Anfragen, Gäste und Teammitglieder stellst du sicher, dass jede Information blitzschnell ihren Weg findet.
Du weißt, dass der erste Eindruck zählt, und behandelst alle Anrufer:innen und Gäste stets mit Herzlichkeit und Professionalität.
Du bist die Informationsdrehscheibe für das Team und unterstützt die Standortleitung bei der Organisation und Koordination interner und externer Termine.
Mit Präzision planst und buchst du Reisen und Hotels, ob direkt oder über Dienstleister.
Du bereitest Meetingräume vor und verwöhnst unsere Gäste mit deinem Auge fürs Detail.
Im regelmäßigen Austausch mit den Kolleg:innen in Köln, Zürich und Berlin stellst du sicher, dass alle Standorte den besten Service bieten.
Dank dir ist immer alles am richtigen Platz: vom Büromaterial über frisches Obst und Süßigkeiten bis hin zu Geburtstagsgeschenken für das Team.
Du unterstützt beim On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen und bei der Organisation von Teamevents, Jubiläen und anderen Feierlichkeiten.
Bei Reparaturen und Wartungen für Geräte oder Einrichtungsgegenstände nimmst du die Zügel in die Hand und koordinierst mit Hausverwaltung und Dienstleistern.
Du kümmerst dich um allgemeine administrative Aufgaben und hast das Budget für den Hamburger Standort im Blick.
Du besitzt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung? Top! Noch wichtiger als deine formale Ausbildung ist für uns aber, dass du dich und die Standort- und Geschäftsleitung mit fünf Armen, Charme & Humor durch alle Termine und ToDos navigieren kannst.
Von großem Vorteil für den Job ist die explizite Erfahrung in einer Kreativ- oder Eventagentur.
Du brauchst vor allem Freude am Umgang mit Menschen und Spaß an gutem Service: Es macht dich glücklich, wenn du dem Team, unseren Kund:innen und Leistungspartner:innen weiterhelfen kannst.
Selbst wenn es mal heiß hergeht, behältst du einen kühlen Kopf und deine gute Laune.
Vertrauliche Angelegenheiten sind bei dir gut behütet.
Einen sicheren Umgang mit MS-Office (insbesondere Word, Excel) sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir für diese Position voraus.
Du wirst Teil eines Teams mit Herz. Unser tägliches Miteinander zeichnet sich aus durch offene Türen auf allen Ebenen, Kommunikation auf Augenhöhe, Herzlichkeit und Hilfsbereitschaft.
Wir feiern gerne – spontan im Alltag oder legendär bei unseren standortübergreifenden Teamevents.
Zusätzlich bieten wir ein vergünstigtes Urban Sports Abo und die Option auf dein eigenes Mietrad von Swapfiets.
Die insglück Academy bietet verschiedene Fortbildungsangebote und in unseren standortübergreifenden Englischkurs kannst du auch gerne einsteigen.

Auf insglück!

Klicke gleich auf „Jetzt bewerben“ und lade deinen Lebenslauf und deine Zeugnisse hoch. Ein Anschreiben ist nicht zwingend notwendig, aber wenn du dich mit ein paar Worten kurz vorstellen möchtest, freuen wir uns sehr.

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Nice-to-have skills