Assistenz und Sachbearbeiter:in für das Vorstandsbüro der Dekanin und der Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders) - #2086482

Unternehmen: UKE Ort: , Hamburg

Assistenz und Sachbearbeiter:in für das Vorstandsbüro der Dekanin und der Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders)

Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung für das Dekanatsbüro. Neben der anspruchsvollen Terminkoordination- und organisation für Dekanin und Geschäftsführung stehen im Dekanatsbüro vielfältige Aufgaben rund um die Fakultätssachbearbeitung an.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

• Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement), Terminkoordination- und überwachung, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen
• Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen
• Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren
• Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen - auch in englischer Sprache
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen
• Rechnungssachbearbeitung
• Mitwirkung b. d. admin. u. wiss. Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung u. Kommentierung v. Kennzahlen und Berichten
• Erstellung und Pflege der Webseiten des Dekanats
• Mitwirkung bei Projekten d. Dekanats

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
• Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
• Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
• Gute Englischkenntnisse
• Gutes technisches Grundverständnis
• Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen

• Attraktive Bezahlung nach
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik "UKE INside" in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den "Health Kitchen" Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

• Kontakt zum Fachbereich

  Susanne Falkenhof

• Kontakt zum Recruiting

  Recruiting Team

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.